Aufgaben kommen an – auch ohne Programmstart
Aufgaben aus dem Aufgaben- und Maßnahmenplan gibt es zu allen unterstützten Prozessen. In der Praxis wird dieser Informationspool sehr umfangreich. Wie behalten alle Beteiligten den Überblick?
EHQSplus versendet automatisch E-Mail-Nachrichten mit Aufgabenlisten an jeden beteiligten Benutzer. Die Komponente dafür heißt EHQSinformer. Sie informiert Mitarbeiter über ihre aktuellen Aufgaben und Termine aus dem Aufgaben- und Maßnahmenplan. Die Informationen erreichen die Adressaten damit auch dann, wenn sie das Programm nicht starten.
Regelmäßige Aufgabenlisten
Verantwortliche, Stellvertreter, Erfasser und Zuständige erhalten ihre Aufgaben und Termine per E-Mail.
Frei konfigurierbar
Sie legen fest, welche Aufgabentypen benachrichtigt werden und in welchem zeitlichen Abstand.
Eskalation
Bleibt eine Aufgabe liegen, wird nach voreingestellter Zeit die Führungskraft der übergeordneten Abteilung informiert.
Ad-hoc-E-Mails
Soll jemand sofort über eine einzelne Aufgabe informiert werden, genügt ein Mausklick.
Workflow-Übergaben
Geht ein Workflow an die nächste Person über, informiert EHQSplus diese automatisch.
Teambenachrichtigung
Hinterlegte Teams werden informiert – bei der Unfallschnellerfassung und über Workflow-Verteiler.
Auch wer nicht mit dem System arbeitet, wird eingebunden
Das Informationssystem von EHQSplus berücksichtigt alle Szenarien der betrieblichen Praxis. Ein Teil der Benutzer meldet sich regelmäßig am System an und erhält bei der Anmeldung eine To-do-Liste. Daneben gibt es beauftragte Mitarbeiter, die nicht selbst mit dem System arbeiten und trotzdem in die Arbeitsabläufe eingebunden werden müssen. Sie erreicht der EHQSinformer per E-Mail.
Keine versteckten Aufgaben: Das Benachrichtigungssystem stellt sicher, dass 100 % aller Aufgaben und Termine für den angemeldeten Benutzer angezeigt und zusätzlich per E-Mail versendet werden.
Wenn eine Aufgabe liegen bleibt
Damit Aufgaben nicht unbemerkt stecken bleiben, aktivieren Sie die Eskalationsfunktion. Nach einer voreingestellten Zeit informiert EHQSplus dann die Führungskraft der übergeordneten Abteilung über die Situation.
Sofort informieren bei Freigaben und Übergaben
Neben den regelmäßigen Aufgabenlisten gibt es Ad-hoc-E-Mails. Sie lösen sie selbst mit einem Mausklick aus, wenn über eine Aufgabe sofort informiert werden soll. In bestimmten Situationen erzeugt EHQSplus sie auch automatisch:
- Freigabe einer Betriebsanweisung: Alle Führungskräfte, in deren Verantwortungsbereich die neue Betriebsanweisung relevant ist, werden per E-Mail informiert.
- Übergabe eines Workflows: Die Person, an die der Workflow übergeht, erhält automatisch eine E-Mail.
- Erfassung eines Unfalls: Hinterlegte Teams werden bei der Unfallschnellerfassung sofort benachrichtigt.
So erfahren Führungskräfte auch ohne Programmstart von wichtigen Zustandsänderungen.
Die Leistungsmerkmale im Überblick
- Regelmäßige E-Mail-Benachrichtigungen an Verantwortliche, Stellvertreter, Erfasser und Zuständige
- Aufgabentypen und zeitlicher Abstand der Benachrichtigung frei konfigurierbar
- Eskalationsfunktion informiert übergeordnete Führungskräfte
- Ad-hoc-E-Mail zu einer einzelnen Aufgabe per Mausklick
- E-Mail-Benachrichtigung bei Freigabe einer Betriebsanweisung für Gefahrstoffe
- E-Mail-Benachrichtigung bei Freigabe einer Betriebsanweisung für ein Arbeits- oder Betriebsmittel
- E-Mail-Benachrichtigung bei Workflow-Übergabe
- Teambenachrichtigung für Unfallschnellerfassung und Workflow-Verteiler
Workflow-Übergaben werden zum Beispiel hier gemeldet
Der EHQSinformer gehört zum Basismodul und greift auf dessen Aufgaben- und Maßnahmenplan zu. Wie Workflows eingerichtet werden, lesen Sie beim Dokumentenmanagement.