Ein Dokument einchecken, überall verwenden
Ein Sicherheitsdatenblatt gehört zum Gefahrstoff, die Bedienungsanleitung zum Arbeitsmittel. Liegen solche Dokumente an mehreren Stellen, weiß bald niemand mehr, welche Fassung gilt.
Das EHQSplus Dokumentenmanagementsystem ist ein eigenständiges, integriertes Modul zur Erfassung und Verwaltung sämtlicher Unternehmensdokumente. Dokumente werden zentral eingecheckt und stehen danach in allen Bereichen der Software zur Verknüpfung bereit. So lässt sich ein und dasselbe Dokument mehrfach verwenden und verteilen.
Zentral einchecken
Ein DMS-Modul für alle Dokumente – der Check-in kann bei Bedarf über Workflows laufen.
Überall verknüpfen
Beliebig viele Dokumente in sämtlichen Modulen und auf sämtlichen Ebenen der Software zuordnen.
Gültigkeit überwachen
Eine Überwachungsfunktion validiert Dokumente anhand ihres Gültigkeitsdatums.
Versionen und Historie
Zugriff auf mehrere Versionen eines Dokuments, Dokumente werden historisiert.
Freigaben steuern
Workflows führen ein Dokument von der Erstellung bis zur Freigabe und dokumentieren jeden Schritt.
Dokumente dort, wo sie gebraucht werden
Zwei Beispiele aus der Praxis:
- Gefahrstoffdatenbank: Das Sicherheitsdatenblatt wird dem Gefahrstoff zugeordnet.
- Inventar: Bedienungsanleitungen und Wartungspläne werden dem Arbeitsmittel zugeordnet.
Das Format spielt dabei keine Rolle: Office-Dokumente, Bilder und Filme lassen sich ebenso einchecken wie zum Beispiel
Metadaten zu jedem Dokument
Zu jedem Dokument erfassen Sie zusätzliche Informationen. Dokumente lassen sich außerdem mit über- und untergeordneten Dokumenten verknüpfen.
Bibliotheken für Smartphone und Tablet
Die in EHQSplus erstellten Bibliotheken können in EHQSplus Online veröffentlicht werden. Mitarbeiter greifen dann auch mobil auf Sicherheitsdatenblätter für Gefahrstoffe, Betriebsanweisungen, Betriebshandbücher sowie unternehmenseigene Vorlagen und Dokumente zu. Mehr zu den Web-Apps
Workflows: Arbeitsflüsse technisch steuern
Workflows bilden Arbeitsflüsse technisch ab und steuern die Übergänge zwischen den Funktionen. Im Dokumentenmanagement steuern und überwachen sie zum Beispiel den Prozess von der Erstellung bis zur Freigabe eines Dokuments.
Workflows sind nicht auf Dokumente beschränkt. Sie können in sämtlichen prozessunterstützenden Modulen zum Einsatz kommen. Beispiele aus der betrieblichen Praxis sind Freigabeverfahren für Betriebsanweisungen, für Unfallereignisse oder für Gefahrstoffe.
Technisch statt organisatorisch gesteuert
Häufig werden Arbeitsflüsse noch organisatorisch gesteuert. Das ist aufwändig, anfällig für Störungen und zumeist nur mit großem Aufwand dokumentierbar. Mit den EHQSplus Workflows stellen Unternehmen auf eine technische Steuerung um. Die Dokumentation entsteht dabei automatisch: EHQSplus hält die Workflowschritte mit den Beteiligten und deren Teilergebnissen fest – Bearbeitung, Prüfung, Freigabe.
- Integrierter Workflow-Designer zur Erstellung individueller Workflows
- Möglichkeit zur Erstellung individueller Bearbeitungsschritte
- Verwaltung von Bearbeitungsaufzeichnungen
- E-Mail-Benachrichtigung bei der Übergabe von Arbeitsschritten
- Verwaltung von Benutzern und Teams
Wie EHQSplus bei einer Workflow-Übergabe informiert, lesen Sie unter E-Mail-Benachrichtigungen.
Anbindung an vorhandene Systeme
Nutzen Sie bereits ein Dokumentenmanagementsystem, ist eine Anbindung möglich. Bei der Synchronisation von Daten mit führenden Systemen können auch externe Dokumente berücksichtigt werden. Mehr zu Schnittstellen
Die Leistungsmerkmale im Überblick
- Zentrales DMS-Modul zum Einchecken von Dokumenten
- Bei Bedarf Nutzung von Workflows
- Zuordnung von beliebig vielen Dokumenten in sämtlichen Modulen und auf sämtlichen Ebenen der Software
- Überwachungsfunktion zur Dokumentenvalidierung mittels Gültigkeitsdatum
- Erfassung zusätzlicher Informationen (Metadaten) zu jedem Dokument: Autor, Datum, Titel, Beschreibung, Kategorie, ID, Revisionsnummer, Gültigkeitsdatum
- Verknüpfung eines Dokuments mit übergeordneten Dokumenten
- Verknüpfung eines Dokuments mit untergeordneten Dokumenten
- Beliebige Formate: Office-Dokumente, Bilder, Filme
- Zugriff auf mehrere Versionen eines Dokuments
- Historisierung von Dokumenten
- Anbindung an vorhandene DMS-Systeme möglich
Das Dokumentenmanagement ist Teil des Basismoduls und steht damit allen Fachmodulen zur Verfügung.