Das Basismodul: Fundament von EHQSplus

Eine gemeinsame Grundlage für alle Fachmodule

Wo gelten welche Verfahren, wer ist zuständig, und was ist bis wann zu erledigen? Diese Fragen stellen sich in jedem Fachmodul. Das Basismodul beantwortet sie einmal – für das gesamte System.

EHQSplus steht für Environment, Health, Quality, Safety und ist ein Management-Unterstützungs-System, das prozessunterstützende und prozessüberwachende Module miteinander vereint. Das Basismodul ist eine Microsoft-Windows-Software und lässt sich mit Fachkomponenten für Arbeitsschutz-, Umweltschutz-, Gesundheitsschutz- und Qualitätsmanagement erweitern. Es stellt alle Funktionen und Komponenten bereit, die modulübergreifend benötigt werden.

Der Aufgaben- und Maßnahmenplan: Hier laufen sämtliche Fäden zusammen

Der Aufgaben- und Maßnahmenplan ist das zentrale Instrument in EHQSplus. Aufgaben, Termine und Ansprechpartner werden nicht in den einzelnen Modulen verwaltet, sondern zentral an einer Stelle. So stehen alle Aufgaben und Termine in einer einzigen Übersicht zur Verfügung.

EHQSplus überwacht die Termine und meldet Aufgaben an beauftragte Mitarbeiter oder an verantwortliche Personen aus den Arbeitsbereichen. Zu jeder Aufgabe lassen sich Fotos hinterlegen.

• Beauftragung von Aufgaben und Maßnahmen
• Beauftragung von Kontrollen
• Soll-Termine, Ist-Termine, Status der Umsetzung und Ergebnisse der Aufgaben und Maßnahmen
• Überwachung und Meldung von sich nähernden oder überschrittenen Terminen
• Benachrichtigung von Führungskräften, Stellvertretern, Beauftragten und Erfassern
• Eskalationsfunktion: Nach längerer Terminüberschreitung wird die übergeordnete Führungskraft benachrichtigt.
• Filterfunktionen zur gezielten Erzeugung von Aufgaben- und Maßnahmenlisten
• Fotos zu jeder Aufgabe im Aufgaben- und Maßnahmenplan
• Möglichkeit zur Erzeugung von Unternehmenskennzahlen

Betriebsstrukturen: Das Arbeitssystem abgrenzen

Eine Systemabgrenzung gehört zu den grundlegenden Anforderungen in Managementsystemen. Dabei werden die Bereiche und Abteilungen identifiziert, in denen bestimmte Prozesse und Verfahrensweisen gelten sollen.

EHQSplus bildet dafür die geographische und die organisatorische Betriebsstruktur getrennt voneinander ab – für ein Unternehmen oder für mehrere. Die getrennte Abbildung macht die Zuordnung von Abteilungen zu Betriebsteilen flexibel: Einer einzelnen Abteilung können zum Beispiel Betriebsteile verschiedener Standorte zugeordnet werden.

Über die prozessunterstützenden Module ordnen Sie Daten und Informationen direkt den Betriebsteilen zu. Anwender orientieren sich dadurch an der tatsächlichen Betriebsstruktur ihres Unternehmens.

Zwei Arbeitsbereiche: „Module“ für Koordinatoren, „MyEHQS“ für Anwender

Im Funktionsbereich „Module“ leisten koordinierende Mitarbeiter die vorbereitenden Arbeiten. Der Funktionsbereich „MyEHQS“ ist auf die Anforderungen verschiedener Anwendergruppen ausgelegt. Die Betriebsstrukturen werden im Modul Betriebsstrukturen angelegt und bearbeitet; in MyEHQS stehen sie für die Zuordnung und die Abfrage von Informationen bereit.

Die Programmoberflächen passen sich an die Benutzerrechte an. Jeder Benutzer sieht nur die Funktionen und Komponenten, für die er berechtigt ist – das Ergebnis sind schlanke, übersichtliche Menüs.

• Cockpit-Charts: Ein einfaches Ampelsystem visualisiert Rollen und Aufgaben im System.
• To-do-Listen: Bei der Anmeldung erzeugt EHQSplus automatisch die Aufgaben und Termine des jeweiligen Anwenders.
• Kritische Zustände: Betriebsteile mit „kritischen“ Zuständen sind farblich gekennzeichnet.

Benutzer, Benachrichtigungen und Dokumente gehören dazu

Drei Komponenten des Basismoduls stellen wir auf eigenen Seiten vor:

• Benutzerverwaltung: beliebig viele Benutzer, frei definierbare Rollen und Profile, Berechtigungen je Modul und Unternehmensbereich.
• E-Mail-Benachrichtigungen: Der EHQSinformer bindet auch beauftragte Mitarbeiter ein, die nicht selbst mit dem System arbeiten.
• Dokumentenmanagement: Dokumente zentral einchecken und in allen Modulen verknüpfen – bei Bedarf gesteuert über Workflows.

Mehrsprachigkeit: Oberfläche in Deutsch, Englisch und Polnisch

Die Oberfläche von EHQSplus kann in verschiedenen Sprachen bereitgestellt werden. Aktuell sind die Bedieneroberflächen in Deutsch, Englisch und Polnisch verfügbar. Weitere Sprachpakete lassen sich auf Kundenwunsch integrieren.

Die Leistungsmerkmale im Überblick

Grundlagen

• Stellt sämtliche Funktionen und Komponenten zur Verfügung, die modulübergreifend benötigt werden
• Möglichkeiten zur Abgrenzung des Arbeitssystems
• Abbildung der eigenen Betriebsstrukturen
• Stammdatenverwaltung
• Zentraler Aufgaben- und Maßnahmenplan
• E-Mail-Benachrichtigung durch den EHQSinformer
• Bereitstellung erforderlicher Dokumente über das integrierte Dokumentenmanagement
• Möglichkeit zur Nutzung technischer Workflows
• Tätigkeitsbezogene Betriebsanweisungen
• Oberfläche in Deutsch, Englisch und Polnisch

Dispatcher

• Erzeugung von To-do-Listen automatisch bei der Systemanmeldung
• Anwenderabhängige Aufgaben und Termine
• Farbliche Kennzeichnung von Betriebsteilen mit „kritischen“ Zuständen
• Eskalation bei langfristigen Terminüberschreitungen ohne Reaktion des Verantwortlichen: Das System kann den Verantwortlichen der übergeordneten Organisationseinheit informieren
• Cockpit-Charts mit Ampelsystem zur Visualisierung der Rollen und Aufgaben

Analysefunktionen

• Benutzerdefinierte Abfragen und Auswertungen
• Auswertungen unternehmensweit oder nur über Teilbereiche eines Unternehmens
• Nutzung der hierarchischen Abbildung der Unternehmensstrukturen

Druck- und Reportfunktionen

• Standardberichte zum Ausdrucken von Informationen in allen Ebenen von EHQSplus
• Reportdesigner zum Anpassen vorhandener oder zum Erstellen neuer Berichte
• Darstellung von Systeminformationen in aggregierter Form
• Sortieren, Filtern, Darstellen, Drucken oder Exportieren